Elegir un sistema de punto de venta (TPV) es una de las decisiones tecnológicas más importantes que puede tomar un empresario. El TPV es donde los clientes pagan, pero también puede ayudarle a gestionar pedidos, inventario, actividad de los empleados, datos de clientes, informes y otras operaciones diarias.
El sistema de punto de venta (TPV) adecuado debe adaptarse al funcionamiento actual de tu negocio y, al mismo tiempo, respaldar tu crecimiento. Una pequeña tienda minorista, un restaurante de servicio completo, una peluquería, un camión de comida y un negocio con múltiples sucursales pueden necesitar herramientas diferentes, aunque todos utilicen un TPV para aceptar pagos y registrar las ventas.
Antes de elegir un sistema de punto de venta (POS), conviene comparar las necesidades de su negocio, los requisitos del sector, el presupuesto, el hardware, las características del software, las opciones de procesamiento de pagos, las integraciones, el soporte y las herramientas de impuestos sobre las ventas.
¿Qué es un sistema POS?
Un sistema TPV, o sistema de punto de venta, es el hardware y el software que una empresa utiliza para completar ventas y procesar pagos de clientes. Reemplaza o amplía la caja registradora tradicional al conectar el procesamiento de pagos con otras herramientas comerciales.
Un sistema de punto de venta puede incluir:
- Un terminal de sobremesa, una tableta, un dispositivo portátil o un teléfono móvil.
- Un lector de tarjetas de crédito o un lector de pagos sin contacto.
- Un cajón de efectivo
- Una impresora de recibos
- Un escáner de código de barras
- Software para ventas, inventario, informes, clientes, empleados e integraciones.
Para muchas empresas, el TPV también es el sistema central para los datos de las transacciones. Puede mostrar qué se vendió, cuándo se vendió, quién lo vendió, cómo pagó el cliente y en qué ubicación o canal de venta se realizó la transacción.
Por qué es importante elegir el sistema POS adecuado
Un sistema de punto de venta (TPV) afecta a mucho más que solo el proceso de pago. Puede influir en la rapidez con la que los empleados atienden a los clientes, la precisión del control de inventario, la facilidad para generar informes y la eficacia con la que se conectan las diferentes áreas de la empresa.
Un buen sistema de punto de venta (POS) puede ayudar a las empresas a agilizar el proceso de pago, aceptar múltiples tipos de pago, realizar un seguimiento de las ventas y el inventario, gestionar empleados y permisos, analizar las tendencias de ventas, conectar las ventas en línea y presenciales, y brindar soporte para herramientas de contabilidad, nómina, comercio electrónico e impuestos.
Un sistema de punto de venta inadecuado puede generar trabajo adicional. Si no se adapta a su sector, no satisface sus necesidades de informes o no se integra con las herramientas que utiliza, podría verse obligado a recurrir a soluciones manuales que ralenticen a su equipo.
Cómo elegir un sistema POS para su negocio
Elegir un sistema de punto de venta (TPV) comienza por comprender cómo funciona su negocio día a día. El precio importa, pero no debe ser el único factor. El mejor sistema de TPV para su negocio debe adaptarse a su proceso de ventas, la experiencia del cliente, el flujo de trabajo del personal, las necesidades de informes y los planes de crecimiento.
Comience con su tipo de negocio
Cada sector requiere funcionalidades distintas en su sistema de punto de venta (TPV). Un restaurante puede necesitar gestión de menús, modificadores, asignación de mesas, propinas y control de la cocina. Una tienda minorista puede necesitar escaneo de códigos de barras, seguimiento de inventario, devoluciones y sincronización con el comercio electrónico. Un salón de belleza puede necesitar citas, horarios del personal, historial de clientes y pago por servicio.
Antes de comparar proveedores de sistemas de punto de venta (TPV), analice cómo los clientes realizan pedidos o compras, si vende productos o servicios, cuántos empleados necesitan acceso al TPV y si vende desde una sola ubicación, varias ubicaciones, en línea o a través de varios canales.
La adecuación al sector es importante porque un sistema de punto de venta que funciona bien para una cafetería puede no tener las mismas herramientas que necesita una boutique, un supermercado, una peluquería o un restaurante de servicio completo.
Compara las características que realmente usarás.
Los sistemas de punto de venta pueden incluir una larga lista de funciones, pero no todas son relevantes para todos los negocios. Céntrese primero en las herramientas que facilitan sus operaciones diarias.
Las funciones comunes de un sistema de punto de venta (TPV) incluyen el procesamiento de pagos, la gestión de productos o menús, el seguimiento del inventario, los permisos de los empleados, los informes de ventas, los perfiles de clientes, las tarjetas de regalo, los programas de fidelización, los descuentos, las propinas, las devoluciones, los pedidos en línea, la sincronización con el comercio electrónico, las integraciones contables y la configuración de impuestos sobre las ventas.
También es útil analizar dónde realiza su equipo la mayor parte del trabajo manual actualmente. Si el recuento de inventario, la introducción de pedidos, los informes de fin de día o la declaración de impuestos consumen demasiado tiempo, estas áreas deberían influir en su decisión sobre el sistema de punto de venta (POS).
Revisar los requisitos de hardware
El hardware de los puntos de venta puede variar desde un simple lector de tarjetas conectado a un teléfono hasta una instalación completa de mostrador con terminales, cajones de efectivo, escáneres e impresoras de recibos.
Antes de elegir un sistema de punto de venta (TPV), piense en dónde y cómo los empleados realizarán las transacciones. Por ejemplo, un camión de comida podría necesitar un sistema móvil que permita procesar pagos rápidamente en un espacio reducido. Un restaurante podría necesitar dispositivos portátiles para tomar pedidos en la mesa, además de pantallas en la cocina. Una tienda minorista podría necesitar escáneres de códigos de barras e impresoras de recibos en cada caja.
Pregunte a cada proveedor de terminales de punto de venta (TPV) qué hardware se requiere, cuál es opcional y si debe adquirirse a través de ellos. También debe confirmar si el sistema admite pagos sin contacto, billeteras móviles, tarjetas con chip, pagos con datos ingresados manualmente y el modo sin conexión, en caso de que las interrupciones de internet puedan afectar su negocio.
Comprender las opciones de procesamiento de pagos
Muchos sistemas de punto de venta (TPV) incluyen procesamiento de pagos integrado, mientras que otros permiten a las empresas elegir entre diferentes procesadores de pago. Esto puede afectar a los costes, la flexibilidad de los contratos, los plazos de depósito y la generación de informes.
Al comparar métodos de pago, no se fije solo en la tarifa inicial. Revise las tarifas para pagos con tarjeta en persona, pagos en línea, pagos ingresados manualmente, cargos por contracargo, plazos de depósito, términos del contrato, cargos por cancelación y si puede usar su procesador preferido.
Una tarifa mensual más baja por el sistema de punto de venta no siempre significa un menor costo total. Las comisiones por procesamiento de pagos pueden acumularse rápidamente, especialmente para negocios con un alto volumen de ventas o un gran número de transacciones con tarjeta.
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Consulte el modelo de precios completo.
El precio de los sistemas de punto de venta (TPV) puede incluir varios costos. Algunos proveedores cobran una tarifa mensual por el software. Otros cobran por el hardware, la configuración, las funciones adicionales, el soporte, el procesamiento de pagos, las cajas registradoras adicionales o las ubicaciones adicionales.
Al comparar sistemas de punto de venta, solicite un desglose completo de los costos previstos, que incluya:
- Tarifas de suscripción de software
- Costos de hardware
- Tarifas de configuración o incorporación
- Comisiones por procesamiento de pagos
- Costos de aplicaciones adicionales
- Tarifas adicionales por terminal, ubicación o usuario
- Cuotas de apoyo
- Condiciones del contrato, costes de actualización y gastos de cancelación.
El sistema de punto de venta (TPV) adecuado debe ajustarse a tu presupuesto actual, pero también debe ser viable a medida que tu negocio crece. Un sistema que parece asequible en una ubicación puede resultar costoso si añades más terminales, empleados, funciones o sucursales.
Comprueba las integraciones antes de confirmar.
Un sistema de punto de venta (TPV) es más útil cuando se conecta con las demás herramientas de las que depende tu negocio. Las integraciones pueden reducir la duplicación de datos, mejorar la elaboración de informes y permitir que diferentes sistemas trabajen con los mismos datos de ventas.
Las integraciones comunes de POS incluyen software de contabilidad, software de nómina, plataformas de comercio electrónico, herramientas de inventario, herramientas de programación de empleados, programas de fidelización, plataformas de marketing por correo electrónico, herramientas de pedidos en línea, aplicaciones de entrega y automatización del impuesto sobre las ventas.
Antes de elegir un sistema de punto de venta (TPV), haga una lista de las herramientas que ya utiliza y de las que podría necesitar en el futuro. Luego, confirme si el TPV se integra directamente, requiere una aplicación de terceros o necesita una solución manual.
DAVO de Avalara se integra con sistemas de punto de venta populares como Clover, Square, Toast y muchos más. Analizar las integraciones desde el principio puede ayudarte a elegir un sistema de punto de venta que se adapte a tu negocio ahora y te permita añadir más automatización en el futuro.
Características de los puntos de venta para comparar por sector
El mejor sistema de punto de venta para su negocio depende de cómo venda, qué venda y qué información necesite para gestionar sus operaciones.
| Tipo de negocio | Funciones del punto de venta a priorizar |
|---|---|
| Restaurante | Gestión de menús, modificadores, gestión de mesas, propinas, enrutamiento de cocina, pedidos en línea, dispositivos portátiles |
| tienda minorista | Seguimiento de inventario, escaneo de códigos de barras, devoluciones, cambios, perfiles de clientes, sincronización de comercio electrónico |
| Salón de belleza o spa | Programación de citas, gestión de personal, propinas, membresías, historial de clientes, menús de servicios |
| Camión de comida | Pagos móviles, modo sin conexión, menús sencillos, pago rápido, hardware compacto |
| Tienda de comestibles o de alimentos especializados | Escaneo de códigos de barras, artículos pesados, seguimiento de inventario, descuentos, cajas de alto volumen |
| Negocio con múltiples ubicaciones | Informes centralizados, permisos a nivel de ubicación, visibilidad del inventario, hardware y software escalables. |
Un sistema de punto de venta (TPV) debe simplificar las tareas cotidianas de su negocio. Si un sistema requiere demasiadas soluciones alternativas para su sector, probablemente no sea el adecuado.
Cómo elegir un sistema de punto de venta que pueda crecer con su negocio.
Un sistema de punto de venta (TPV) debe satisfacer tus necesidades actuales, pero también ofrecerte la posibilidad de crecer. Cambiar de sistema más adelante puede llevar tiempo, requerir capacitación, migración de datos y nuevo hardware, por lo que conviene planificar con anticipación antes de tomar una decisión.
Un sistema de punto de venta escalable debería poder admitir más productos, servicios, elementos del menú, empleados, terminales, dispositivos portátiles, ventas en línea, ubicaciones, necesidades de informes, herramientas de fidelización de clientes, integraciones y configuraciones fiscales a medida que su negocio evoluciona.
Si planea expandirse, pregunte cómo el sistema de punto de venta (POS) gestiona los informes de múltiples ubicaciones, los permisos de usuario, los catálogos de productos y la configuración específica de cada ubicación. Un POS escalable puede ayudarle a agregar nuevas funcionalidades sin tener que rediseñar todo su proceso de pago.
Errores comunes que se deben evitar al elegir un sistema de punto de venta (TPV).
Elegir un sistema de punto de venta puede resultar abrumador, sobre todo cuando los proveedores ofrecen diferentes modelos de precios, opciones de hardware y paquetes de funciones. Evitar algunos errores comunes puede ayudarte a tomar una mejor decisión a largo plazo.
Los errores comunes incluyen:
- Elegir basándose únicamente en el precio. Un coste mensual bajo puede resultar atractivo, pero no siempre refleja el coste total del sistema una vez incluidos los gastos de procesamiento de pagos, el hardware, los complementos, el soporte y las actualizaciones.
- Ignorar las necesidades específicas de cada sector. Restaurantes, tiendas minoristas, salones de belleza, camiones de comida y empresas de servicios suelen necesitar diferentes procesos de pago, herramientas de generación de informes e integraciones.
- Olvídese de las integraciones. Si su sistema de punto de venta no se conecta con herramientas de contabilidad, comercio electrónico, nómina, inventario o impuestos, su equipo podría dedicar más tiempo a transferir información manualmente entre sistemas.
- No se debe pasar por alto el soporte y la capacitación. Incluso un sistema de punto de venta (TPV) fácil de usar requiere configuración y capacitación, por lo que es importante revisar qué tipo de soporte se incluye y cómo los empleados pueden obtener ayuda.
- No planificar para el crecimiento. Un sistema de punto de venta que funciona bien para una sola ubicación puede no funcionar igual de bien cuando se añade otra sucursal, se expande la presencia online, se aumenta el personal o se necesitan mejores informes.
- Tratar el impuesto sobre las ventas como algo secundario. Si bien su sistema de punto de venta (TPV) puede ayudarle a calcular y recaudar el impuesto sobre las ventas al momento de la compra, su negocio aún necesita un proceso para reservar, declarar y pagar el impuesto sobre las ventas que recaude.
Por qué el impuesto sobre las ventas debería tenerse en cuenta al tomar una decisión sobre su sistema de punto de venta.
Un sistema de punto de venta (TPV) puede ayudar a las empresas a calcular y cobrar el impuesto sobre las ventas en el momento del pago, pero la recaudación del impuesto es solo una parte del proceso. Las empresas también necesitan registros de transacciones precisos, informes claros sobre el impuesto sobre las ventas y una forma fiable de reservar, declarar y pagar el impuesto recaudado.
Porque El impuesto sobre las ventas varía según el estado., Según la ciudad, el condado, el tipo de producto y la ubicación del negocio, su sistema de punto de venta (POS) debe ser compatible con la configuración de impuestos que su empresa necesita. Por ejemplo, un minorista puede necesitar configuraciones de impuestos diferentes para productos gravables y exentos, mientras que un restaurante puede necesitar considerar diferentes tarifas locales, normas para alimentos preparados o múltiples ubicaciones.
Al comparar sistemas de punto de venta (POS), observe cómo cada opción gestiona las tasas de impuestos sobre las ventas, la configuración de impuestos según la ubicación, la tributación de productos o artículos del menú, las ventas exentas de impuestos, los reembolsos, los descuentos, los informes de impuestos sobre las ventas y las integraciones con herramientas de contabilidad o automatización de impuestos sobre las ventas.
Tu sistema de punto de venta (TPV) puede ayudarte a recaudar el impuesto sobre las ventas, pero tu empresa sigue siendo responsable de declararlo y pagarlo correctamente. Por eso, la automatización del impuesto sobre las ventas debería ser un factor importante a considerar al elegir un sistema de TPV, especialmente si tu empresa tiene un alto volumen de transacciones, varias sucursales o planes de expansión.
Elegir un sistema POS que funcione con DAVO
Elegir un sistema de punto de venta (TPV) también es un buen momento para pensar en cómo su negocio gestionará el impuesto sobre las ventas más allá del proceso de pago. Su TPV puede ayudarle a calcular y recaudar el impuesto sobre las ventas, pero el trabajo no termina ahí. Las empresas también deben reservar el impuesto sobre las ventas recaudado, presentar las declaraciones en el plazo establecido y pagar el importe correcto cuando corresponda.
DAVO se integra con Clover, Square, Toast y muchos otros programas populares. Sistemas POS. DAVO utiliza sus datos de ventas de POS para reservar automáticamente el impuesto sobre las ventas diariamente en una cuenta separada, y luego lo presenta y paga según su calendario de presentación. El servicio de presentación y pago puntual y completo de DAVO es garantizado, sujeto a condiciones y limitaciones.
Si no ve su sistema POS listado en la página de integraciones de DAVO, comuníquese con DAVO. ¿Qué sistema de punto de venta utiliza su empresa?.
Al comparar sistemas de punto de venta (POS), busque uno que admita las integraciones que su negocio necesita ahora y las herramientas de automatización que pueda necesitar más adelante. El POS adecuado puede ayudarle a gestionar las ventas, los informes, las operaciones y los impuestos sobre las ventas con menos trabajo manual. Vea cómo DAVO ayuda a automatizar el impuesto sobre las ventas. para su TPV.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el sistema de punto de venta número uno?
No existe un único sistema de punto de venta ideal para todos los negocios. Los sistemas más populares, como Square, Clover, Toast, Lightspeed, SpotOn, TouchBistro, Revel y Epos Now, se adaptan a diferentes tipos de negocios, por lo que la mejor opción depende de cómo venda su empresa, qué funciones necesite y qué integraciones sean las más importantes.
¿Cuál es el mejor sistema de punto de venta para pequeñas empresas?
El mejor sistema de punto de venta (TPV) para una pequeña empresa es aquel que se adapta a su proceso de pago, presupuesto, flujo de trabajo del personal, canales de venta y necesidades de informes. Square, Clover, Toast, Lightspeed, SpotOn, TouchBistro, Revel, Epos Now y otros sistemas de TPV pueden funcionar bien para diferentes pequeñas empresas según sus necesidades.
¿Qué sistema de punto de venta (TPV) es el mejor para restaurantes?
Los restaurantes suelen necesitar funciones de punto de venta (TPV) diseñadas para el sector de la restauración, como la gestión de menús, modificadores, propinas, pedidos en mesa, gestión de la cocina y pedidos online. Toast, Clover, Square, TouchBistro, Lightspeed, SpotOn, SkyTab, Revel, Epos Now, Lavu y Table Needs son ejemplos de sistemas TPV que los restaurantes pueden comparar.
¿Qué sistema de punto de venta (TPV) es el mejor para tiendas minoristas?
Las tiendas minoristas suelen necesitar funciones de punto de venta (TPV) como el control de inventario, el escaneo de códigos de barras, la gestión de devoluciones, la creación de perfiles de clientes, los descuentos y la integración con plataformas de comercio electrónico. Square, Clover, Lightspeed y Revel son ejemplos de sistemas de TPV que los minoristas pueden comparar.
¿Puedo cambiar de sistema de punto de venta más adelante?
Sí, las empresas pueden cambiar de sistema de punto de venta (TPV), pero el proceso puede implicar la transferencia de datos de productos, clientes, empleados, inventario, informes y pagos. Antes de cambiar, pregunte al nuevo proveedor qué datos se pueden importar, qué hardware se puede reutilizar y cuánto tiempo suele durar la configuración y la capacitación.
¿Los sistemas de punto de venta se integran con el software de impuestos sobre las ventas?
Muchos sistemas de punto de venta (TPV) se integran con software o herramientas de automatización de impuestos sobre las ventas. Estas integraciones permiten a las empresas utilizar los datos de las transacciones del TPV para gestionar los flujos de trabajo de declaración, presentación y pago de impuestos sobre las ventas, sin depender exclusivamente de procesos manuales. DAVO de Avalara se integra con numerosos sistemas de TPV, como Clover, Square, Toast, Lightspeed, SpotOn, TouchBistro, Revel y muchos más.
¿Qué tan seguros son los sistemas de punto de venta?
La mayoría de los sistemas de punto de venta modernos incluyen funciones de seguridad diseñadas para proteger la información de pago y los datos comerciales. Entre las funciones más comunes se encuentran el procesamiento de pagos cifrado, permisos de usuario seguros, herramientas de prevención de fraude y el cumplimiento de estándares del sector como el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS).
Sin embargo, la seguridad también depende de cómo se configure y mantenga el sistema. Las empresas deben usar contraseñas seguras, limitar el acceso de los empleados según sus responsabilidades laborales, mantener el software actualizado y seguir las recomendaciones de seguridad proporcionadas por su proveedor de sistemas de punto de venta (TPV).
