Proteja su negocio en una auditoría fiscal

Pocas palabras infunden miedo en el dueño de una pequeña empresa tanto como una auditoría de impuestos a las ventas. Ser recaudador de impuestos ciertamente no era algo en lo que los propietarios de negocios esperaban inscribirse cuando abrieron un negocio. Pero recaudar y hacer un seguimiento de los impuestos es un trabajo que los propietarios deben hacer y no pueden permitirse el lujo de convertirlo en una ocurrencia tardía o de baja prioridad.

La mala administración o el mal mantenimiento de los registros relacionados con el impuesto a las ventas pueden conducir a multas y sanciones excesivas, noches de insomnio o incluso tiempo en la cárcel. Pero seguir algunas buenas prácticas puede ayudar a mitigar los riesgos y las molestias de una auditoría. 

Las auditorías de impuestos a las ventas son una parte necesaria de la supervisión gubernamental para garantizar que las empresas recauden y paguen su parte justa de impuestos. A los ojos del Estado, los comerciantes que hacen trampa en el impuesto a las ventas están robando fondos públicos, dando a sus negocios una ventaja injusta sobre los competidores. ¿Cómo te sentirías si la tienda al otro lado de la calle estuviera obteniendo un 8% más de ganancias porque subestimaron el impuesto a las ventas que recaudaron?

El impuesto a las ventas es una parte importante de la mayoría de los presupuestos estatales y se toman muy en serio el cumplimiento al emitir fuertes multas y sanciones a las empresas que no cumplen con las reglas. Según la ley, los comerciantes tienen la responsabilidad fiduciaria o legal de cumplir. 

Los auditores tienen años de conocimiento y experiencia colectiva y han visto todos los trucos del libro. Entonces, la posibilidad de engañarlos es escasa o nula. Simplemente están haciendo cumplir las leyes estatales que hacen que el comerciante sea responsable de cobrar el impuesto sobre las ventas, mantenerlo seguro y remitirlo al Estado cuando sea debido.

Cuando reciba la notificación de una auditoría, tendrá que presentarle al auditor libros y registros para que él / ella pueda determinar la precisión de los métodos utilizados para registrar las ventas, calcular los impuestos e informar al Estado. La clave del éxito es la organización. Recuerde, cuanto más tiempo esté sentado el auditor desentrañando registros descuidados, mayor será la penalización.

Tener registros limpios

Existen algunas mejores prácticas básicas que pueden mitigar el riesgo y ayudar a negociar una auditoría exitosa del impuesto sobre las ventas. Comience por tener libros y registros limpios y precisos.

Lo más probable es que lo primero que solicite el auditor sean registros de venta y extractos bancarios. Los registros de venta incluyen cintas de registro o acceso a datos de ventas en la nube si está utilizando un punto de venta basado en la nube. Si es un restaurante, el auditor le pedirá cheques de invitados y acceso a paneles si está utilizando aplicaciones de terceros como Grubhub. Si usted es un minorista y tiene una tienda en línea además de su ubicación física, el auditor le pedirá acceso a su tablero de ventas. ¿Cual es la razon? Los auditores están comparando ingresos o dólares en depósitos bancarios para ver si los registros de ventas se alinean con los extractos bancarios.

En otras palabras, están verificando que los registros de ventas reflejen la misma cantidad que los depósitos bancarios. Las auditorías pueden realizarse en cualquier momento y se le exige que mantenga las ventas y los registros bancarios durante varios años, dependiendo del estado en el que se encuentre. 

Una vez que el auditor ha determinado que los ingresos y los depósitos están sincronizados, él / ella comenzará a profundizar un poco más. Estos son algunos de los cables trampa más grandes que pueden desencadenar una auditoría o generar otros costos para su negocio:

Pagos atrasados

Una de las primeras cosas que desencadenan las auditorías de impuestos a las ventas es el pago tardío del impuesto a las ventas. Los pagadores habituales tardíos están pidiendo al Estado que venga y los audite. Así que asegúrese de pagar el impuesto a las ventas a tiempo. 

Ventas exentas de impuestos

Una venta exenta de impuestos es una venta a una organización sin fines de lucro a la que a veces se hace referencia en su clasificación del IRS de 501 (c) (3). Un ejemplo de esto sería un grupo religioso o escolar o un club deportivo. Si la organización dice que están exentos de impuestos, deben proporcionarle un Certificado de exención de impuestos para no cobrarles el impuesto sobre las ventas.

Además, algunas ventas no están sujetas al impuesto sobre las ventas porque caen bajo una exención, como cuando se vende para reventa. En esas situaciones, el comprador debe proporcionar al vendedor un Certificado de reventa. Es su responsabilidad obtener el certificado y adjuntarlo a su factura o recibo de compra y mantenerlo en el archivo. Si no les cobra el impuesto sobre las ventas y no tiene un certificado y recibo en el archivo del grupo, pagará el impuesto sobre las ventas de su propio bolsillo. 

Aplicaciones de terceros

Aplicaciones como Grubhub, Ubereats y Doordash recrean flujos de ingresos adicionales que, en la mayoría de los casos, están fuera del punto de venta. Es imperativo que las aplicaciones se administren correctamente o pueden ser costosas. Tenga en cuenta que las leyes en torno a estas aplicaciones están cambiando rápidamente. Si desea ganar dinero con estas aplicaciones y no verse afectado en una auditoría, asegúrese de comprender cómo administrarlas. Lea nuestra publicación de blog en profundidad aquí. 

Comp del gerente

Sí, cuando presiona el botón de compensación del gerente en el punto de venta para darle a alguien algo complementario, debe pagar el impuesto sobre el uso de ese artículo. Si usa la compensación del gerente para las comidas del personal, el restaurante es responsable del impuesto sobre el uso de la comida preparada.

Si el propietario entra y cena y bebe vino y se come la comida, puede pagar el impuesto sobre el uso o reclamarlo como ingreso personal. Si no se informa el impuesto sobre las compensaciones del gerente, dependerá del propietario pagarlo de sus propios bolsillos. 

Si se enfrenta a una auditoría o debe impuestos sobre las ventas, consulte a un abogado experto en impuestos para obtener ayuda para resolver su asunto fiscal. 

Gracias a la coautora de esta publicación: Karen Tenenbaum, Esq., LL.M. (Tax), CPA, es fundador y socio de Tenenbaum Law, PC (www.litaxattorney.com), un bufete de abogados fiscales en Melville, Nueva York, que ha centrado su práctica en la resolución de controversias fiscales del IRS y del Estado de Nueva York durante más de 20 años.