Poner en marcha un nuevo sistema de punto de venta puede resultar abrumador, especialmente cuando también se gestiona personal, clientes y las operaciones diarias.
La buena noticia es que Toast POS está diseñado para ser sencillo una vez configurado correctamente. Antes de empezar a tomar pedidos o procesar pagos, es importante configurar el sistema para que refleje el funcionamiento de su restaurante.
Esta guía explica tanto la configuración inicial como el uso diario, incluyendo la introducción de pedidos, los pagos y la gestión diaria, para que pueda empezar a utilizar el sistema con total confianza.
Configurar Toast POS
Antes de empezar a usar Toast durante el servicio, tómese el tiempo necesario para configurar correctamente su sistema. Deberá configurar lo siguiente:
- Tu menú y precios
- Inicios de sesión y permisos de los empleados
- Procesamiento de pagos habilitado
- Dispositivos conectados (terminales, dispositivos portátiles o pantallas de cocina)
Tomarse el tiempo necesario para configurar el sistema ayuda a prevenir errores y garantiza que el equipo funcione sin problemas desde el primer día.
Configura tu menú
Tu menú es la base de tu sistema de punto de venta (POS).
Agrega los elementos de tu menú, categorías y precios. Asegúrate de incluir modificadores para complementos, sustituciones o preferencias de cocina. Esto garantiza que los pedidos se registren correctamente y se envíen a la cocina con todos los detalles.
Aquí tienes una guía sencilla paso a paso para empezar:
- Inicie sesión en Toast POS con sus credenciales.
- Si tiene varias ubicaciones, seleccione el restaurante correcto en el menú de ubicaciones que se encuentra en la parte superior de la página.
- En el menú de la izquierda, seleccione Menús y, a continuación, elija Creador de menús.
- Seleccione el menú +Crear.
- Introduzca un nombre en el campo Nombre del menú.
- Agregue detalles como la configuración de preparación de la cocina, las categorías de venta y la disponibilidad de los artículos.
- Guarda el menú una vez que todo esté configurado.
Una vez creado el menú, puedes seguir ampliándolo añadiendo grupos, artículos y modificadores según el funcionamiento de tu restaurante.
Para obtener una guía más detallada, puede consultar Documentación sobre la jerarquía del menú de Toast para comprender mejor cómo funcionan juntos los menús, los grupos y los artículos.
Configurar impuestos y precios
Configura tus tasas de impuestos sobre las ventas en función de tu ubicación y del tipo de artículos que vendes.
Toast te permite aplicar tasas impositivas a artículos o categorías específicas del menú. Esto es importante porque no todos los artículos se gravan de la misma manera, dependiendo de las normas estatales o locales.
Tómese el tiempo necesario para revisar su configuración y asegurarse de que los impuestos se apliquen correctamente antes de la puesta en marcha.
Para obtener más información, visite la página web de Toast en Asignación de tipos impositivos y configuración del comportamiento fiscal.. Esto ayudará a garantizar que su configuración se ajuste a la forma en que su empresa necesita recaudar impuestos.
Configurar roles y permisos para los empleados.
Crea credenciales de acceso para tu equipo y asigna roles según sus responsabilidades. Esto ayuda a controlar el acceso y a mantener la coherencia en tus operaciones.
En Toast POS, normalmente no se asignan permisos a cada empleado individualmente. En su lugar, se agrupan los permisos en un puesto de trabajo y se asigna ese puesto a los empleados que necesitan acceso a esas funciones.
Por ejemplo, un puesto de servidor podría incluir la introducción de pedidos y los pagos, mientras que un puesto de gerente podría incluir la elaboración de informes y la gestión de permisos.
Para configurarlo:
- Necesitas acceso a Empleos y Salarios de Empleados y acceso a Toast Web.
- Para asignar permisos directamente a un empleado, necesita acceso a Permisos de usuario.
- Debes tener permiso para asignárselo a otros.
Toast ofrece una amplia gama de controles de acceso para que puedas asignar permisos a cada rol. Estos pueden incluir:
- Modalidades de servicio como servicio de mesa o pedido rápido
- Acceso al sistema de visualización de la cocina
- Acceso al terminal de pago
- Acceso al centro de pedidos o a los pedidos pendientes
- Permisos para el cajón de efectivo
- Acceso para ver o editar los pedidos de otros empleados.
- Posibilidad de añadir o actualizar cargos por servicio.
- Acceso a la revisión de turnos y datos de ventas
Y muchas más, dependiendo de cómo esté configurado tu restaurante. No necesitas configurarlo todo a la vez. Empieza con los roles que tu equipo necesita hoy y luego ajústalos a medida que crezcan tus operaciones. Para obtener una guía más detallada, visita la sección de ayuda de Toast en acceso y permisos. Esto puede ayudarte a comprender cómo estructurar los roles en función de tu equipo y tus flujos de trabajo.
Conecta tus dispositivos
Asegúrese de que todos los dispositivos estén conectados y listos antes de su primer servicio. Esto ayuda a evitar demoras y garantiza que los pedidos se procesen sin problemas desde el principio.
Dado que Toast POS es un sistema basado en la nube, es imprescindible contar con una conexión a internet estable. Sin ella, sus dispositivos no podrán sincronizar pedidos, pagos ni datos de informes.
Según la configuración, los distintos dispositivos pueden requerir conexiones diferentes. Algunos se conectan mediante Wi-Fi, mientras que otros requieren una conexión Ethernet para mayor estabilidad.
Su configuración puede incluir:
- Terminales de punto de venta para la introducción de pedidos y pagos.
- Dispositivos portátiles para servicio en mesa
- Sistemas de visualización de cocina para gestionar los pedidos en tiempo real.
- Impresoras de recibos y de cocina
Cada dispositivo también debe configurarse según su función. Por ejemplo, un sistema de visualización de cocina debe configurarse para recibir los pedidos correctos, mientras que un dispositivo portátil debe configurarse para la introducción de pedidos y los pagos.
Una vez que todo esté conectado, pruebe cómo se procesan los pedidos a través de su sistema:
- Introduzca un pedido de muestra en un terminal o dispositivo portátil.
- Enviar el pedido a la cocina.
- Confirme que aparece en el sistema de visualización de la cocina o que se imprime correctamente.
- Completa un pago de prueba
Esta prueba rápida le ayudará a detectar cualquier problema antes de que comience el servicio.
Para obtener instrucciones más detalladas, visite la base de conocimientos de Toast sobre cómo hacerlo. configura tus dispositivos, ya sea que esté configurando dispositivos portátiles, terminales o sistemas de cocina.
Lo que necesitas para empezar
Una vez completada la configuración, tu equipo podrá empezar a usar Toast durante el servicio. La mayoría de las tareas diarias en Toast se dividen en algunas áreas clave. Comprenderlas ayudará a tu equipo a sentirse más seguro desde el principio.
Utilizarás Toast para:
- Tomar y enviar pedidos a la cocina.
- Procesar pagos y cerrar cheques
- Gestionar los pedidos durante el servicio, incluyendo actualizaciones y ajustes.
- Ver actividad básica de ventas y turnos
Estas acciones constituyen la base de tu flujo de trabajo diario. También querrás asegurarte de que tu equipo comprenda los aspectos básicos, entre ellos:
- Cómo iniciar sesión
- Cómo tomar y enviar pedidos
- Cómo procesar pagos
- ¿A quién pedir ayuda si algo sale mal?
Un breve repaso antes de tu primer turno puede marcar una gran diferencia.
Cómo tomar pedidos en Toast POS
Tomar pedidos es una de las tareas más comunes que usted y su personal realizarán.
Iniciar un nuevo pedido
Para empezar, seleccione una mesa o cree un nuevo pedido desde la pantalla principal. Para un servicio más rápido, puede iniciar un pedido sin asignar una mesa.
Agregar elementos al menú
Toca los elementos directamente desde tu menú. Si el elemento incluye modificadores, Toast te pedirá que selecciones opciones como:
- Complementos o extras
- Preferencias culinarias
- Sustituciones
Esto ayuda a garantizar que los pedidos sean correctos antes de que lleguen a la cocina.
Enviar los pedidos a la cocina.
Una vez que el pedido esté listo, envíelo a la cocina. El pedido aparecerá en el sistema de visualización de la cocina o se imprimirá en la estación correspondiente.
Esto mantiene una comunicación clara entre el personal de atención al cliente y el personal de cocina. Para obtener instrucciones y actualizaciones más detalladas, visite la documentación de Toast en Entrada y gestión de pedidos. Esto garantiza que sigas los pasos más recientes según la configuración de tu sistema.
Haga que sus impuestos sobre las ventas no le impongan tanto con DAVO.
Cómo gestionar los pedidos durante el servicio
A medida que el servicio continúe, es posible que deba ajustar o gestionar los pedidos.
Puede:
- Agregar artículos a una verificación existente
- Modificar o eliminar elementos si es necesario.
- Dividir la cuenta entre varios clientes.
- Mover pedidos entre tablas
Toast actualiza todo en tiempo real, para que tu equipo siempre vea la información más reciente.
Cómo procesar pagos en Toast POS
Cuando los clientes estén listos para pagar, cerrar la cuenta en Toast POS es rápido y sencillo. Toast admite múltiples opciones de pago, entre ellas:
- Tarjetas de crédito y débito
- Pagos sin contacto
- billeteras móviles
- Tarjetas de regalo
Aquí tienes una guía paso a paso para empezar a aceptar pagos.
- Navegue hasta la cuenta que desea cerrar.
- Revise el total y confirme su exactitud.
- Seleccione Pagar ($) para iniciar el proceso de pago.
- Elige el tipo de pago (efectivo, tarjeta de crédito, tarjetas de regalo, etc.).
- Introduzca o procese los datos de pago.
- Confirma el pago.
- Si es necesario, registre una propina y una firma.
Para obtener una guía más detallada, incluyendo cómo dividir cheques o manejar diferentes escenarios de pago, visite el artículo de Toast sobre aceptar pagos.
Funciones de gestión diaria en Toast
Además de gestionar pedidos y pagos, Toast incluye herramientas para ayudar a administrar las operaciones diarias.
Informes
Toast realiza un seguimiento de las ventas, las transacciones y las tendencias a lo largo del día. Puede consultar informes para comprender:
- Ventas totales
- Artículos más vendidos
- desempeño del personal
Gestión de empleados
Los gerentes pueden realizar un seguimiento de las horas trabajadas, administrar los permisos y supervisar la actividad del personal dentro del sistema.
Actualizaciones del menú
Puedes actualizar los elementos del menú, los precios y la disponibilidad según sea necesario. Los cambios se sincronizan en todos los dispositivos.
Estas herramientas le ayudan a mantener el control de las operaciones sin necesidad de utilizar múltiples sistemas.
Consejos para usar Toast de manera efectiva y mejorar las operaciones.
Si eres nuevo en Toast, empieza con cosas sencillas.
Concentrarse en:
- Capacita a tu equipo en la introducción de pedidos y pagos.
- Probando tu menú y modificadores
- Se está realizando un análisis completo del flujo de servicio antes de la puesta en marcha.
A medida que tu equipo se familiarice con el sistema, podrás explorar funciones más avanzadas. Herramientas como reservas, gestión de listas de espera, marketing por correo electrónico y tarjetas de regalo pueden ayudar a los restaurantes a mejorar la comunicación con los clientes, fomentar las visitas recurrentes y crear una experiencia de cliente más cercana con el tiempo.
A medida que tu negocio crece, simplifica lo que sucede entre bastidores.
A medida que procesas más pedidos, tu sistema de punto de venta (TPV) se convierte en la fuente principal de tus datos de ventas. Esto incluye el impuesto sobre las ventas que cobras con cada transacción.
Si bien Toast POS realiza un seguimiento de sus ventas y pagos, usted sigue siendo responsable de:
- Saber cuánto impuesto sobre las ventas debes
- Apartar ese dinero
- Presentar las declaraciones a tiempo
- Pagar la cantidad correcta al estado
Aquí es donde DAVO de Avalara puede ser de ayuda.
DAVO se conecta a Toast y funciona en segundo plano para:
- Obtén automáticamente tus datos de impuestos sobre las ventas.
- Reserva la cantidad exacta de impuestos que recaudas cada día.
- Presente su declaración
- Pague su impuesto sobre las ventas a tiempo
Esto ayuda a reducir el trabajo manual y le da más confianza en que sus impuestos se gestionan correctamente.
Genera confianza con tu sistema de punto de venta (POS).
Aprender a usar Toast POS es el primer paso para gestionar un restaurante de forma más eficiente.
Empieza por lo básico. Céntrate en tu rutina diaria. A partir de ahí, ve avanzando.
A medida que sus operaciones crecen, incorporar herramientas que reduzcan el trabajo manual, como DAVO, puede ayudarle a mantenerse organizado y centrado en lo que más importa: sus clientes y su negocio.
