Orden en el caos

Casi todos los restaurantes están usando 3rd Solicite APPS para fiestas, como GrubHub, UBEREATS y DOORDASH para atraer nuevos clientes, aumentar pedidos y aumentar su rentabilidad. Sin embargo, estas APPS pueden ser difíciles de administrar y tienen el potencial de crear costosas obligaciones de impuestos de ventas para la empresa si no se administran correctamente. En algunos estados, los comerciantes pueden en realidad estar pagando dos veces el impuesto a las ventas cada mes, reduciendo sus márgenes ya reducidos a casi cero. La mala gestión de las aplicaciones puede resultar en multas y sanciones que salen directamente de la billetera del propietario y, en el peor de los casos, las multas excesivas pueden ser fatales para una empresa. Los auditores de impuestos estatales conocen bien los desafíos asociados con la administración de estas APPS y saben exactamente dónde buscar en una auditoría. Es deber de todos los propietarios de restaurantes asegurarse de administrar estas APPS de manera correcta y eficiente para obtener el máximo retorno de la inversión y evitar el desperdicio de recursos valiosos.

Estas APPS crean varios problemas porque existen fuera o independientemente del sistema POS del restaurante. Los pedidos de APP se reciben en un dispositivo dedicado separado, como una tableta o computadora. Desde el primer momento, recibir pedidos de esta manera crea un flujo de trabajo ineficiente que mueve los pedidos a la cocina y aumenta el potencial de pedidos retrasados o perdidos y clientes insatisfechos. Desde un punto de vista contable, las APPS crean múltiples flujos de ingresos que fluyen a la cuenta bancaria de un comerciante, lo que resulta en una pesadilla para la contabilidad. El seguimiento y la conciliación de los ingresos de la aplicación consumen mucho tiempo, además de crear una posible obligación de impuesto a las ventas si no se administra adecuadamente. Por último, pero lo más importante es que muchos comerciantes simplemente no entienden cómo ingresar el monto correcto en dólares para las ventas de APP y, en algunos casos, en realidad pagan el doble de su impuesto sobre las ventas porque ellos o su contador o contable desconocen las leyes de impuestos sobre las ventas en su estado . Al final del día, las ganancias de APPS son muy escasas y administrarlas de la manera más eficiente y rentable posible hará la diferencia entre ganar y ganar dinero.

La solución es hacer que los pedidos de APPS fluyan a través del sistema POS, haciendo que POS sea el registro oficial de TODOS ventas, cena, comida para llevar, entrega y APPS. Desafortunadamente, hay poca o ninguna integración que permita que esto suceda. Para que el sistema POS sea el registro oficial de venta, los pedidos de APP deben ingresarse manualmente en el POS en el momento en que se reciben. Si bien esto lleva tiempo a corto plazo, tiene enormes beneficios a largo plazo, incluido un flujo más eficiente de pedidos desde la cocina hasta la entrega, pero lo que es más importante, menos tiempo dedicado a la conciliación de los registros POS, APP y bancarios. Hacer esto también es una mejor práctica comercial que aumentará la eficiencia, hará a los clientes más felices y creará registros precisos y precisos que ahorrarán tiempo y dinero valiosos.

Configurar un POS para administrar APPS es relativamente fácil, pero varía ligeramente de POS a POS. Es posible que deba consultar a su proveedor de POS para obtener detalles más específicos sobre cómo ejecutar cada paso.

CONFIGURACIÓN DE SU POS PARA INPUTAR VENTAS DE APLICACIONES DE TERCEROS:

  1. Cree un nuevo "TIPO DE PEDIDO" (por ejemplo, Dine-in, delivery) y asígnele un nombre para cada APP (Grubhub) Esto generalmente se hace en la función de configuración, consulte las instrucciones de POS.
  2. Cree un nuevo "TIPO DE TENDER" para cada APP y nombre si para cada APP, (Grubhub) Esto generalmente se hace en la función de configuración, consulte las instrucciones de POS.
  3. Ingrese los pedidos de APLICACIÓN en POS bajo el TIPO DE PEDIDO para esa aplicación y ciérrelos usando el TIPO DE PROPUESTA asociado con la aplicación. Esto registrará la venta de cada pedido de APP en el POS, lo que convierte al POS en el Registro oficial de TODAS las ventas.
  4. Si está utilizando el impuesto sobre las ventas de DAVO para administrar su impuesto sobre las ventas, DAVO utilizará los datos de ventas de POS para establecer su impuesto sobre las ventas a diario y luego archivar y pagar cuando sea debido. No tienes que hacer nada.
  5. Si está realizando su propia gestión de impuestos sobre las ventas, cuando es el momento de presentar y pagar su impuesto sobre las ventas, ahora forma parte del informe de impuestos sobre las ventas en su POS. No hay necesidad de ir a los paneles de la aplicación y buscar la información. Es agradable y está cuidadosamente grabado en sus registros POS.

Paso dos, obtener precios e impuestos de ventas correctos para mantenerse fuera de problemas. Ahora que tenemos los pedidos ingresados en el POS a medida que se reciben, echemos un vistazo a los pagos y al impuesto a las ventas. Esto es lo que confunde a los propietarios y es exactamente donde un auditor de impuestos sobre las ventas buscará asegurarse de que el estado no se vea afectado por el impuesto sobre las ventas. Todas las APPS recaudan el impuesto sobre las ventas de sus pedidos y lo remiten al restaurante como parte de su depósito bancario.  Es responsabilidad del restaurante remitir la cantidad total del impuesto a las ventas recaudado por la APP al estado como parte de su declaración de impuestos a las ventas.  Entonces, ¿cuánto impuesto de ventas es el restaurante responsable de remitir en las ventas de APP? ¡¡¡Todo ello!!! Digamos que el pedido de la APP es de $ 100 con una tasa de impuesto del 7%, que recaudan un total de $ 107. La aplicación toma su tarifa del 30% o $ 30 y remite $ 70 al restaurante. La aplicación también remite los $ 7.00 del impuesto a las ventas que recaudaron, por un total de $ 87. Aquí es donde el auditor pregunta: "¿Pagó el restaurante el impuesto sobre las ventas de $ 100 o $ 80?" El restaurante es responsable del impuesto sobre las ventas sobre la venta total de $ 100. Si el restaurante ingresa el monto de ventas netas, $ 80 pagados a ellos por la APP, el resultado será un pago insuficiente del impuesto a las ventas y expondrá al negocio a posibles multas y multas por pagos insuficientes. Seguir los pasos anteriores e ingresar las órdenes en el POS a medida que se reciben es la mejor manera de garantizar que se recaude, se contabilice y se remita al Estado la cantidad correcta del impuesto sobre las ventas. La tarifa del 30% pagada a la APP es un gasto de marketing deducible de impuestos y se debe contabilizar como tal.

Si su negocio es uno de estos 5 estados, siga leyendo porque es posible que esté pagando dos veces el impuesto a las ventas al estado.  En Florida, Georgia, Michigan, Utah y Virginia, APPS es responsable de cobrar, archivar y pagar el impuesto a las ventas al estado, NO AL RESTAURANTE.   Sí, las APPS pagan el impuesto a las ventas directamente al estado en nombre del comerciante, a menos que el comerciante firme específicamente una exención que diga que lo pagarán ellos mismos, en cuyo caso el impuesto a las ventas se devuelve al comerciante para su pago. Pero, según GrubHub, esto rara vez sucede. En estos estados es importante seguir ingresando las ventas de APP en el POS, pero elimine el impuesto sobre las ventas de cada venta al hacer que sea una venta no imponible y registrarla como tal en la declaración de impuestos. Muchos restaurantes no lo hacen y pagan doble impuesto a las ventas que sale directamente del bolsillo de los propietarios. Si ha estado pagando el impuesto a las ventas por las ventas de APP, puede tener derecho a un reembolso por sobrepago al presentar las declaraciones de impuestos a las ventas modificadas. Consulte a su asesor financiero o al Departamento de Impuestos del Estado sobre cómo hacer esto. Un último detalle es verificar si los cargos de envío están sujetos a impuestos o no están sujetos a impuestos en su jurisdicción. Si son gravables, asegúrese de asignarles una tasa de impuestos, de lo contrario, hágalos no gravables.